Et pour ceux qui aiment répondre : “Vous ne savez pas ce que c’est d’être orga”, on vous invite à regarder les événements qui y arrivent, et surprise, ce ne sont pas toujours ceux qui ont le plus de moyens !

 1. La gestion de l’attente à l’entrée

Penser que faire poireauter les gens dehors pendant des heures crée du suspense ? Mauvaise idée. Une file d’attente interminable peut gâcher l’expérience avant même qu’elle ne commence, sans parler des risques liés à l’énervement, à l’alcool (parce que, oui, vos boissons sont hors de prix) et à la foule compacte. Un conseil : faites entrer les gens rapidement et efficacement. Vous éviterez ainsi une émeute et gagnerez des points auprès de votre public.

2. Le sound system

Vous organisez un événement musical, pas un concours de bruits parasites. Un bon sound system bien réglé est la base. Si vos enceintes crachent un son digne d’une radio AM des années 50, il est peut-être temps d’investir. Non seulement cela prouve que vous ne faites pas ça uniquement pour l’argent, mais en plus, cela évitera aux festivaliers de repartir avec des acouphènes en souvenir.

3. Les mesures de sécurité

La Réduction Des Risques (RDR) et les “safers” ne sont pas des options, mais des nécessités. Vous êtes responsables des personnes présentes, alors autant tout mettre en œuvre pour que tout se passe bien. Ignorer cet aspect, c’est être irresponsable vis-à-vis de votre public.

4. L’inclusivité : plus qu’un mot à la mode

Utiliser la communauté LGBTQ+, les mouvements féministes ou antiracistes comme arguments marketing sans refléter cette diversité dans votre lineup ou votre équipe ? Euh, non. Ne pas faire le maximum pour que ces personnes se sentent en sécurité est inacceptable. Et si vous refusez l’entrée aux hommes parce qu’il n’y a “pas assez de femmes à l’intérieur”, il est peut-être temps de réfléchir à votre communication et à la composition de votre équipe.
Une pensée pour l’accessibilité, grande oubliée de nos événements (on prépare une série que sur ce sujet).

5. L’attente aux toilettes et au bar

Mystère de l’univers : comment est-il possible de mal gérer les files d’attente aux toilettes et au bar alors que vous connaissez la capacité maximale de votre lieu ? Surtout pour les festivals où le nombre de tickets vendus est fixé à l’avance. Prévoir le personnel et les installations nécessaires n’est pas sorcier. À moins que vous aimiez voir vos festivaliers faire la danse de l’impatience pendant des heures ?

6. Votre personnel de sécurité et d’accueil

Avoir des videurs désagréables à l’entrée, c’est aussi dépassé que les chemises Ed Hardy. On n’est pas à Saint-Tropez. Une équipe accueillante n’empêchera pas de gérer les problèmes éventuels. De plus, le professionnalisme inclut le respect de tous les clients, sans discrimination. Il est temps de dire adieu aux comportements racistes ou méprisants aux portes des clubs.

7. Le respect de l’environnement

Les festivals et événements génèrent beaucoup de déchets. Mettre en place des mesures éco-responsables—tri sélectif, gobelets réutilisables, etc.—est non seulement bénéfique pour la planète, mais aussi apprécié par un public de plus en plus sensibilisé à ces questions. Il est aujourd’hui beaucoup plus simple de commencer à implémenter ces mesures qu’il y a quelques années. Profitons-en !

8. La communication transparente

Annoncer un artiste ou un horaire et ne pas le respecter, c’est tromper votre public. Soyez honnête et transparent dans vos communications. En cas de changement, informez les participants le plus tôt possible. On connaît encore trop d’orgas qui attendent le dernier moment (souvent en accord avec le management du DJ) pour annoncer une annulation…

Organiser un événement réussi demande du travail, de l’anticipation et une véritable considération pour votre public. En évitant ces écueils et en mettant l’accent sur l’expérience des participants, vous aurez toutes les chances de transformer votre soirée en un moment inoubliable (dans le bon sens du terme).

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The Noob’s Guide to Party Planning

Organizing an event isn’t an easy feat, but certain details make all the difference between a successful party and a total fiasco. Here are some tips (with a touch of sarcasm) to help you avoid classic pitfalls.

And for those who like to say, “You don’t know what it’s like to be an organizer,” we invite you to look at events that get it right, and surprise—it’s not always those with the most resources!

1. Managing the Wait at the Entrance

Thinking that making people wait outside for hours builds suspense? Bad idea. An endless queue can ruin the experience before it even begins, not to mention the risks associated with irritation, alcohol (because, yes, your drinks are overpriced), and a packed crowd. Here’s some advice: let people in quickly and efficiently. You’ll avoid a riot and earn points with your audience.

2. The Sound System

You’re organizing a musical event, not a contest for unwanted noise. A good, well-tuned sound system is fundamental. If your speakers are blaring sounds reminiscent of a 1950s AM radio, it’s probably time to invest. Not only does this prove you’re not just in it for the money, but it also prevents festival-goers from leaving with tinnitus as a keepsake.

3. Safety Measures

Harm Reduction (HR) and “safers” aren’t optional—they’re necessities. You’re responsible for everyone present, so you should do everything in your power to ensure things go smoothly. Ignoring this aspect is being irresponsible toward your audience.

4. Inclusivity: More Than Just a Buzzword

Using the LGBTQ+ community, feminist movements, or anti-racist initiatives as marketing tools without reflecting that diversity in your lineup or team? Ew.

Not doing everything possible to ensure these individuals feel safe is unacceptable. And if you’re refusing entry to men because there aren’t “enough women inside,” perhaps it’s time to rethink your communication strategy and the composition of your team.

A thought for accessibility—a major omission in many of our events. We are working on a piece on that matter.

5. The Wait at the Toilets and the Bar

One of the universe’s great mysteries: How is it possible to mismanage the queues at the toilets and the bar when you already know your venue’s maximum capacity? Especially at festivals where the number of tickets sold is set in advance. Planning the necessary staff and facilities isn’t rocket science. Unless, of course, you enjoy watching your festival-goers perform the dance of impatience for hours on end?

6. Your Security and Welcome Staff

Having unpleasant bouncers at the entrance is as outdated as Ed Hardy shirts—we’re not in Saint-Tropez. A friendly team won’t hinder their ability to handle any potential issues. Plus, professionalism includes respecting all patrons without discrimination. It’s time to bid farewell to racist or contemptuous behavior at club doors.

7. Respect for the Environment

Festivals and events generate a lot of waste. Implementing eco-friendly measures—like recycling programs, reusable cups, and more—is not only beneficial for the planet but also appreciated by an audience that’s increasingly aware of these issues.

It’s much easier today to start implementing these measures than it was a few years ago. Let’s take advantage of that!

8. Transparent Communication

Announcing an artist or schedule and not honoring it is deceiving your audience. Be honest and transparent in your communications. In case of changes, inform participants as early as possible. We still know too many organizers who wait until the last moment (often in agreement with the DJ’s management) to announce a cancellation…

Organizing a successful event requires work, anticipation, and genuine consideration for your audience. By avoiding these pitfalls and focusing on the participant experience, you’ll have every chance to turn your party into an unforgettable moment—in the best way possible.